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Archivo de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón

Titular

Gestión documental y e-Administración: CLASE

CLASE, sistema para la identificación y gestión documental,  es una herramienta destinada a identificar las actividades administrativas desarrolladas por el Gobierno de Aragón a través de sus departamentos, servicios u otros órganos relacionados.
Estas actividades quedan reflejadas y categorizadas a través de series documentales, descritas atendiendo al análisis de la documentación y el estudio de los procesos que las sustentan.

CLASE es un instrumento integral, objetivo y en constante evolución que se relaciona con otras bases de datos y sistemas de información, de ahí su potencialidad como herramienta al ofrecer de manera única la relación entre:

  • Órganos productores/gestores de documentación. Los datos que identifican estos elementos proceden del SIU (Servicio  de Información  de Usuarios) y representan el “quién” en el proceso documental y administrativo.
  • Funciones. Las funciones desarrolladas por la administración son estables a lo largo del tiempo y permiten categorizar las actividades y competencias, independientemente del departamento u órgano responsable. Las funciones están recogidas en el cuadro de clasificación funcional desarrollado por el Archivo, acorde con los requerimientos del Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa de desarrollo.
  • Procedimientos electrónicos. Recogidos en el catálogo de procedimientos normalizados del Gobierno de Aragón (DESFOR). Los procedimientos quedan contextualizados y relacionados con las series documentales del Archivo para asegurar y mejorar su control.
  • Series documentales. Conjunto de actividades y procedimientos desarrollados a lo largo del tiempo que reflejan el funcionamiento de la administración autonómica y su producción de documentos. Las series representan el “qué” en el proceso documental y administrativo. Los estudios de series documentales son desarrollados por el Archivo y están disponibles en bases de datos. Estos estudios ofrecen aspectos como  el acceso a la documentación, su valoración (según los dictámenes de las diferentes Comisiones de Valoración), funciones normalizadas que los han producido etc. CLASE permite relacionar las series documentales con el catálogo de procedimientos unificados (DESFOR Catalogo de Procedimientos).


CLASE, además de relacionar estos cuatro elementos, incluye otros datos como los de valoración que contribuyen a normalizar, ordenar y racionalizar el sistema de gestión documental.
El desarrollo inicial de la herramienta ha cubierto las necesidades del Archivo para controlar las series documentales con respecto a otros sistemas de información y bases de datos existentes, sirviendo de núcleo y fuente de información para el servicio.

En la actualidad se pretende desarrollar la potencialidad de CLASE para que sirva y mejore la relación e interoperabilidad con otras aplicaciones y/o sistemas convirtiéndose en un activo fundamental para la administración electrónica y para lograr el control integral de la documentación tanto en soporte papel como electrónico.

CLASE además de agrupar diferentes fuentes de datos (órganos, funciones, series, y catálogo de procedimientos) se relacionará con otras aplicaciones e información, destacando el esquema de metadatos del Gobierno de Aragón (PAEGA). Algunos de los elementos de este esquema de metadatos serán proporcionados y asignados por CLASE a los documentos en sus diversas fases, independientemente de plataformas o sistemas involucrados. De esta manera, los datos necesarios que afectan al desarrollo de cualquier procedimiento y a la gestión documental estarán controlados desde CLASE como instrumento único, integral y exhaustivo, favoreciendo así una administración más eficiente, eficaz y transparente.

CLASE: Hacia un modelo semántico en la gestión de documentos

 
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