Creación, Estructura y Funciones

CREACIÓN

El Archivo de la Administración de la Comunidad Autónoma fue creado por el Decreto 12/1993, de 9 de febrero respondiendo a la necesidad de conservar, organizar, valorar y difundir la documentación generada por la Administración del Gobierno de Aragón en el desarrollo de sus competencias.

El Departamento de Presidencia y Relaciones Institucionales dispuso su creación dependiendo de la Dirección General de Servicios. Actualmente el Archivo depende  del  Servicio de Información y Documentación Administrativa dentro de la Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización  del Departamento de Hacienda y Administración Pública.  

La dependencia orgánica de esta Dirección General, está justificada por considerar el Archivo como un servicio horizontal, que presta servicio a todo el Gobierno Autónomo.

ESTRUCTURA

La estructura interna del Archivo queda organizada de acuerdo con la estructura territorial de la Comunidad Autónoma de Aragón. En Zaragoza se crearon dos centros de archivo; el primero ubicado en el Edificio Pignatelli, sede del Gobierno de Aragón y el segundo en el edificio de Maristas, destinados a recoger la documentación producida por los Servicios Centrales del Gobierno Autónomo y los Servicios Provinciales de Zaragoza. Así mismo se crearon otros dos centros de archivo, ubicados en Huesca y en Teruel, destinados a recoger la documentación generada por las Delegaciones Territoriales y los Servicios Provinciales de ambas provincias.

Todos los centros funcionan bajo las directrices de la Sección de Archivo. Existe una absoluta uniformidad de criterios para normalizar los procedimientos de organización, descripción y valoración de la documentación que son fundamentales en un archivo único, que por ahora ya dispone de 4 unidades técnicas de archivo ubicadas en distintos emplazamientos. El volumen actual de los fondos del Archivo de la Administración asciende a 24.591m. lineales de documentación.

FUNCIONES

El Decreto de creación del Archivo establece que sus funciones son las de recoger, conservar, seleccionar y hacer accesibles los fondos documentales de la Administración del Comunidad Autónoma de Aragón que siendo susceptibles de utilización administrativa no sean de consulta habitual.

El Archivo de la Administración como cabeza del sistema de Archivos Administrativos del Gobierno de Aragón, es el responsable de la coordinación de todos los centros que componen o que en un futuro formaran parte de dicho sistema.

Esta definición de funciones conlleva el desarrollo de las siguientes líneas de actuación:

• Asesoramiento a las oficinas productoras de documentación, sobre la organización interna de sus propios fondos, normalización de sus series documentales, confección de cuadros de fondos y sistemas de ordenación más adecuados.
• Definición de los programas de organización de fondos para establecer un orden de prioridades sobre el nivel de descripción de cada una de las series documentales.
• Definición de las herramientas informáticas necesarias para la automatización de todos los procesos técnicos, con el fin de mejorar la gestión de los fondos documentales, su acceso y difusión.
• Preparación de las sesiones de estudio de la documentación para la Comisión de Valoración de Documentos Administrativos.
• Gestión de los contenidos específicos del archivo publicados en la Intranet corporativa y en Internet.
• Colaboración en la implantación de la administración electrónica.

El Archivo de la Administración en el Sistema de Archivos de Aragón

Según dispone la Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón, los centros que integran el Sistema de Archivos de Aragón son:

• El Archivo General de Aragón
• Los Archivos de las Diputaciones Provinciales
• Los Archivos Municipales
• Cuales quiera otros archivos de titularidad pública que pueda crear la Diputación General de Aragón, cuando las necesidades sociales y culturales así lo requieran.
• Los archivos de titularidad privada considerados de uso público o bien los que se integran por iniciativa de sus titulares.

De acuerdo con el mencionado texto legal, la Diputación General consideró necesaria la creación de un archivo que se responsabilizara de la documentación generada por la Comunidad Autónoma desde el momento de su producción, para ello aprueba el Decreto 12/1993, por el que se crea el Archivo de la Administración de la Comunidad Autónoma.

En él, quedan establecidas las bases de un subsistema de archivos administrativos, se normalizan los procesos de transferencias, de selección y se crea la Comisión de Valoración de Documentos Administrativos.

Por lo tanto, el Archivo de la Administración, aunque no se nombre específicamente en la Ley de Archivos, queda integrado en el Sistema de Archivos de Aragón, por ser un archivo de titularidad pública, creado por la Administración Autónoma de acuerdo con unas necesidades concretas, como son las de recoger, conservar y difundir los fondos producidos por el Gobierno Autónomo en el ejercicio de sus funciones.

Mediante su creación, se estructura el Sistema de Archivos Administrativos de la Comunidad Autónoma de Aragón y se establece su relación con el resto de los archivos del Sistema, al disponer que la documentación generada por los Servicios Centrales y Provinciales de la Diputación General en Zaragoza será transferida al Archivo General de Aragón, donde se ubicará también el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza. Por otra parte se asigna a los Archivos Histórico Provinciales la función de archivos intermedios e históricos para la documentación producida por los Servicios Provinciales y Delegaciones Territoriales de la Diputación General de Aragón.

El Archivo de la Administración, dentro del sistema de archivos de Aragón cumple el papel de archivo central, ya que recoge la documentación de los archivos de gestión de toda la Administración y regula las transferencias de documentación entre los archivos administrativos y los archivos históricos.

En Aragón se optó por la creación de un archivo central único para todos los Departamentos, con sus correspondientes Archivos Territoriales, ya que tanto el volumen documental, la viabilidad económica y la ubicación física de casi todas las unidades administrativas en el mismo edificio, así lo aconsejaron, diferenciándose de casi la totalidad de CCAA, que han previsto la creación de un archivo central para cada Departamento o Consejería.

Fondo Documental del Gobierno de Aragón